Kesalahan Manajemen Inventaris yang Mungkin Kamu Lakukan

Kata kunci untuk kesuksesan usaha ritel adalah inventarisasi. Sistem inventaris yang termonitor dengan baik akan mendatangkan banyak keuntungan. Tetapi sebaliknya, jika sistem inventaris ritel dianggap tidak penting, maka banyak kerugian yang akan dirasakan. Simak beberapa kesalahan manajemen inventaris yang mungkin saja kamu lakukan berikut ini serta cara memperbaikinya.

1. Masih Manual

Kesalahan yang sering dilakukan oleh para pebisnis ritel adalah pencatatan atau pendataan inventaris yang masih manual. Pencatatan manual punya banyak sekali resiko, lho. Misalnya, catatan hilang/rusak atau bahkan penghitungan inventaris yang keliru. Kekeliruan pada pendataan tersebut akan mengakibatkan barang tidak sinkron dengan data dan kamu harus menghitung ulang semuanya dari awal. Selain itu, kemungkinan kamu untuk boros karena membeli barang yang tidak sesuai dengan data akan lebih besar.

Beralihlah ke sistem inventaris yang punya sistme penyimpanan cloud-based. Sistem ini biasanya dapat ditemui pada sistem POS yang sudah modern. Di Indonesia pun sudah banyak sekali penyedia sistem POS yang berbasis cloud-based dan punya sistem inventaris yang oke. Dengan beralih dari manual menjadi digital, kamu akan meminimalisasi potensi kekeliruan dalam pendataan, penyimpanan, penghitungan, bahkan akan lebih memudahkanmu dalam stock monitoring. Yang lebih menguntungkannya, tiap kali ada barang yang terjual atau dikembalikan, sistem akan langsung mengkalkulasi ulang jumlah inventaris barangmu. Sehingga kamu tidak perlu memperbarui penghitungan tiap waktu. Sistem inventaris masa kini juga telah dilengkapi fitur analisa untuk mengevaluasi performa penjualan tiap barang.

[Keunggulan lain dari sistem POS modern]

2. Staf yang Kurang Kualifikasi

Kualifikasi staf kasir dengan staf khusus inventaris tentu berbeda. Meskipun terlihat sederhana–stock monitoring, pendataan lalu lintas barang, inventarisasi (stok opname), atau sekedar hitung-menghitung–pekerjaan sebagai staf inventaris harus punya keahlian khusus. Ketelitian dan kehati-hatian merupakan kualifikasi wajib yang harus dimiliki. Staf yang kurang teliti mungkin akan melewatkan bagian-bagian penting dalam pendataan atau penghitungan inventaris. Sedangkan staf yang tidak hati-hati akan kurang perhatian terhadap barang-barang yang menjadi tanggung jawabnya.

Selain  teliti dan hati-hati, staf bagian inventaris juga harus jujur dan punya prinsip. Kamu tentu tidak ingin staf yang menjaga barang-barang daganganmu adalah orang yang justru membawa kerugian bagi usahamu. Misalnya, suka mengambil hal-hal yang bukan miliknya atau bahkan memalsukan data untuk kepentingan pribadi atau orang lain. Skill is a must but personality is most important.

3. Penyimpanan Tidak Terorganisasi dengan Baik

Kesalahan lainnya dalam manajemen inventaris adalah penyimpanan yang tidak terorganisasi dengan baik. Jika ruang penyimpananmu berantakan, kamu akan butuh waktu lebih lama ketika mencari barang dan butuh waktu yang lebih panjang untuk mendata keseluruhan inventaris yang kamu simpan. Hindari itu semua dengan tip dari Vend berikut ini:

• Simpan barang di tempat strategis

Mengetahui letak tiap barang yang kamu simpan adalah kunci dari manajemen inventaris yang baik. Kamu bisa mulai dengan mengurutkan barang berdasarkan kategori barang dan mengaturnya berdasarkan abjad.

• Tandai tiap tempat

Labeling atau menandai tiap sudut penyimpanan akan memudahkanmu dalam menemukan lokasi penyimpanan tiap barang. Selain menandai area khusus penyimpanan tiap barang, kamu juga bisa memberikan tanda bagi keranjang-keranjang khusus, misalnya keranjang khusus barang yang dikembalikan tamu, barang yang butuh dikembalikan ke pemasok, dan lain sebagainya.

• Gunakan rak penyimpanan

Kalau ruang penyimpananmu tidak begitu luas, kamu bisa mengandalkan rak penyimpanan bertingkat untuk menyimpan barang-barangmu. Manfaatkan ketinggian ruangan untuk memaksimalkan penyimpanan barang.

• Sisakan ruang kerja untuk staf inventaris

Stafmu akan banyak menghabiskan waktu di ruang penyimpanan. Selain bertugas mengawasi dan menjaga seluruh barang yang disimpan, para staf juga akan menjadi “tuan rumah” bagi ruang penyimpanan. Sehingga mereka harus akrab dan paling tahu tiap sudut dan lekuk ruang penyimpanan tersebut. Sisakan sedikit ruang sebagai sudut kerja bagi para staf untuk mendukung pekerjaan mereka.

4. Inventarisasi Tidak Berkala

Jarang menghitung stok inventaris akan menyusahkan laporan inventaris bisnismu. Semakin jarang kamu melakukan stok opname atau inventarisasi maka akan semakin sulit untuk memantau stok barang yang kamu miliki. Sisakan sedikit waktu dalam seminggu untuk melakukan pencocokan data dengan stok fisik agar monitoring barang berjalandengan lancar. Semakin rajin dan dilakukan secara berkala, maka akan banyak permasalahan inventaris yang dapat dihindari dan banyak isu yang terselesaikan.

5. Tidak Peduli dengan Perawatan Barang

Coba lihat kembali, apakah kamu menyimpan barang pecah belah di sudut paling bawah yang riskan tertumpuk barang berat lainnya? Atau apakah kamu membiarkan makanan ringan yang kamu jual mengendap berbulan-bulan tanpa diperiksa? Kurangnya perhatian dan perawatan terhadap barang-barang juga akan membawamu pada kerugian, lho. Barang yang sudah disimpan dengan amat baik bukan berarti harus didiamkan begitu saja sampai ia terjual. Apalagi kalau kamu menjual barang yang punya masa berlaku seperti makanan atau barang yang butuh dibersihkan atau dipoles berkala seperti sepatu. Menjaga barang-barang tetap dalam kondisi terbaik sama dengan menjaga kualitas barang untuk para pelanggan yang akan datang.

Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, kamu bisa mengakalinya melalui manajemen penyimpanan yang memperhatikan jenis dan tipe barang-barang bukan hanya berdasarkan kategori atau urutan abjad saja. Misalnya, kamu tidak meyimpan barang yang mudah pecah di rak tengah ruangan atau di tempat yang tidak terlihat. Taruh barang dengan label “fragile” tersebut di tempat yang mudah dijangkau dan terlihat jelas. Atau kamu bisa menaruh catatan pada tanda (label) berupa jadwal perawatan barang-barang terentu, misalnya.

Yuk, cek kembali metode inventaris dan ruang penyimpananmu!